Das University Medical Center (UMCL) Ljubljana hat sich für die IT-Lösung CentraXX der KAIROS GmbH entschieden.

Das Ziel des UMCL ist es, seine Anstrengungen im Bereich der medizinischen Forschung allgemein, mit CentraXX speziell im Bereich Biobaking campusweit zu modernisieren und zu zentralisieren.

Mit über 8.300 Mitarbeitenden ist das UMCL eine der größten medizinischen Einrichtungen in Slowenien. Dank seiner herausragenden Leistungen im Bereich der Gesundheitsversorgung ist das UMCL mit einigen der renommiertesten Einrichtungen in Europa und weltweit vergleichbar. Es ist das einzige Krankenhaus in Slowenien, das auch spezialisierte Versorgungen für einige Krankheiten anbietet.

Unter der Leitung von Prof. Irma Virant Klun konzentriert sich das UMCL nun durch den Einsatz von CentraXX darauf, die Biobankaktivitäten in Ljubljana auf die nächste Stufe zu heben. In erster Linie war es für das UMCL wichtig, die gesamte papierbasierte Dokumentation zu ersetzen und stattdessen auf eine vollständig digitalisierte Plattform umzusteigen, die alle relevanten Dokumentations- und Unterstützungsprozesse des Biobankings, von der Sammlung und Verarbeitung bis hin zur Lagerung und Analyse, unterstützen kann.

CentraXX hebt sich von anderen Systemlösungen dadurch ab, dass der Fokus das Systems immer – somit auch im Bereich des Biobankings – auf dem Spender/Patienten und seiner jeweiligen Krankengeschichte liegt und nicht nur ein weiteres Proben- und Lagerverwaltungssystem ist.

CentraXX ermöglicht es, neben den Bioprobendaten auch Patientenakten mit für die Forschung wertvollen Daten zu erfassen und zu pflegen. Dazu gehören auch therapeutische und diagnostische Informationen über die jeweiligen Spender. Die Sammlung all dieser Daten in einer einzigen zentralen Forschungsakte, die mit Daten der Versorgung verknüpft werden kann, wird es dem UMCL ermöglichen, alle Daten schnell – d.h. ad hoc – abzufragen und in Echtzeit auf der CentraXX-Abfrageoberfläche darzustellen. So können autorisierte Forscher selbständig Patienten-/Probenkohorten identifizieren, die gewünschte, bzw. erforderliche Kriterien erfüllen, wodurch sich z.B. die Abfragen zu Machbarkeitsstudien für potenzielle klinische Studien maximal beschleunigen.

CentraXX verfügt über ein Modul zur Erfassung und Verwaltung individueller und jederzeit änderbarer Einwilligungserklärungen, das es dem UMCL auch ermöglicht alle Proben und die dazugehörigen Daten rechtskonform zu pflegen – alle Anforderungen, um die eigentliche Handhabung, Verarbeitung und Lagerung von Humanproben zu erleichtern, werden erfüllt.

Alle Eingabemasken sind zusätzlich mit Funktionalitäten zu Plausibilitätsprüfungen versehen, so dass beispielsweise ein Datenmindestsatz eingegebe(z.B. Angabe einer eindeutigen Proben-ID) eingegeben werden muss, bevor diese Daten in CentraXX gespeichert werden können. Dies erhöht die Qualität der Daten bereits bei ihrer Erfassung. Darüber hinaus ist eine Barcode-Unterstützung integriert, wodurch Proben weder verloren noch unbekannte Proben gefunden werden können. Durch die Integration von externen Geräten (z. B. Flachbettscannern) wird die schnelle Bearbeitung größerer Probensätze erleichtert, bzw. überhaupt erst ermöglicht.

Dazu gehören Schnittstellen zu den primären Quellsystemen des UMCL, sowie das CentraXX Study Register und das Clinical Trial Management System (CXX CTMS), um zusätzlich zu den Bioproben-Daten alle relevanten Studieninformationen lückenlos zu dokumentieren. Ein weiteres Werkzeug, das das UMCL nutzen kann, ist die integrierte Workflow Engine. Diese ermöglicht es, UMCL-spezifische Standard Operating Procedures (SOPs) in CentraXX-unterstützte Workflows einzubinden, wobei unterschiedliche Benutzergruppen nach den vom UMCL entworfenen Regeln in angepassten Masken zur Arbeit aufgefordert werden.

Nach dem Abschluss der erfolgreichen Implementierung von CentraXX im Rahmen eines Pilotprojektes, wird die UMCL-CentraXX-Plattform in den folgenden Monaten und Jahren durch hinzufügen weitere Systemmodule sukzessive ausgebaut.